PERSONALITI DAN ETIKA SEORANG SETIAUSAHA

PENGENALAN

    Setiausaha adalah orang yang kerjanya terdiri daripada pengurusan yang menyokong, termasuk eksekutif, menggunakan pelbagai kemahiran pengurusan projek, komunikasi, atau organisasi. Walau bagaimanapun, peranan ini tidak boleh dikelirukan dengan peranan setiausaha eksekutif, yang berbeza dengan pembantu peribadi. Di banyak negara, seorang setiausaha eksekutif adalah jawatan tinggi dalam hierarki pentadbiran.

Personaliti atau keperibadian merupakan satu cabang psikologi yang mengkaji keperibadian dan proses individu lain yang menjadikan kita manusia. Antara definisi yang lain merujuk kepada sesuatu kualiti atau keadaan yang terdapat atau sedia wujud di dalam seseorang individu untuk individu tersebut menggelar dirinya sebagai seorang insan.

Personaliti adalah gaya hidup seorang (Alder 1948). Menurut Gordan tahun 1961 pula menyatakan personaliti adalah organisasi system psikologikal yang dinamik di dalam jiwaindividu itu sendiri. Selain itu, menurut Crow 1983 menyatakan personaliti adalah perwatakan fizikal, corak pertuturan dan daya penarik yang dimiliki oleh individu itu sendiri. Personaliti merupakan satu organisasi dinamik sistem psikofizik yang ada dalam diriindividu. Personaliti menentukan ciri-ciri tingkah lakudan penyesuaian individu dengan persekitarannya (Allport 1961). Selain itu, menurut Gage dan Berliner 1984 pula menyatakan personaliti adalah segala aspek tingkah lakumanusia kerana ia merupakan motif, sikap, pendapat, kepercayaan, pemikiran kognitif, emosi dan ciri-ciri seorang. Seterusnya, personaliti ialah organisasi dinamik dalam diri individu yang terdiri daripada sistem psikologikal dan fizikal yang menentukan penyesuaiannya kepada persekitarannya (Warn & Carmichael 1930).

Etika merangkumi watak keperibadian, sifat, sikap, prinsip-prinsip moral yang mempengaruhi perwatakan dan sikap serta nilai-nilai yang diyakini oleh individu atau sesuatu kumpulan manusia (Noresah Baharom, 2000). Terdapat ramai penulis yang menjelaskan bahawa etika adalah satu set nilai norma dan asas-asas moral berhubung dengan sikap dan sifat individu dalam sesebuah kumpulan masyarakat. Keadaan ini membolehkan mereka membezakan sesuatu tindakan sama ada betul atau salah, baik atau buruk (James H. Donnelly Jr, 1998); Mot, Dave, & Heil 2000; O’Neil, 1995).

KAJIAN

Bagi kriteria seorang setiusaha perlulah mempunyai tahap intergriti seseorang boleh dinilai melalui sejauh mana mereka jujur dengan diri sendiri. Keupayaan seseorang untuk menetapkan keutamaan, merancang, menyelesaikan tugas yang diberi dan menyelesaikan masalah. Seseorang setiausaha perlu juga ada sifat mudah mesra kerana majikan sering mencari pekerja yang mempunyai sikap yang ramah dan senang untuk bekerjsama. Etika peribadi adalah pedoman sikap dan tingkah laku dalam kehidupan seharian, baik di dalam atau di luar pejabat. Dalam menjalankan tugas, setiausaha hendaklah berkhidmat mengikut norma dan adab yang terkandung dalam etika perjawatan. Pekerja pejabat, terutamanya setiausaha perlulah memahami kandungan etika setiausaha dan melaksanakannya untuk meningkatkan produktiviti kerja.

Setiausaha berfungsi untuk membantu kepimpinan dalam memulakan sesuatu kerja. Setiausaha mesti boleh membantu mengatasi kesibukan dan kesusahan pemimpin termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan cekap untuk memudahkan penyiapan sesuatu kerja. Setiausaha mesti sentiasa bersedia membantu pemimpin dan memahami kehendak pemimpin, juga untuk memudahkan beban pemimpin dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. (Ernawati, 2004: 11) Dapat disimpulkan bahawa setiausaha adalah kakitangan penting dalam mana-mana organisasi. Untuk berjaya, seorang setiausaha di tempat kerja mesti mempunyai adab yang baik dan memiliki kemahiran dan pemahaman yang betul tentang dasar dan prosedur syarikat. Menurut Dr. H. Hamzah, etika ialah ilmu yang menyelidikan mana yang baik dan mana yang buruk dengan memperhatikan amal perbuatan manusia sejauh yang dapat diketahui oleh akal.

Daripada pelbagai definisi yang telah disebutkan di atas, dapatlah disimpulkan bahawa etika pada dasarnya adalah suatu cabang dari ilmu falsafah yang membuat penyelidikan tentang tingkah laku manusia dari segi tindakan baik dan buruk yang seharusnya diketahui dan yang sepatutnya diamalkan dalam kehidupan, sama ada daripada sudut individu, masyarakat dan negara. Etika setiausaha ialah satu set norma, nilai peraturan dan langkan yang diterima dan dipatuhi oleh setiausaha dalam bentuk peraturan dan perkaran yang sudah menjadi kebiasaan dan dipertimbangkan untuk diketahui dan perlu dilaksanakan (Yatinah, 2010).

Tujuan memahami etika setiausaha adalah untuk mengawal selia adab dan aktiviti setiausaha profesional. Etika setiausaha mesti dizahirkan dalam tingkah laku harian, termasuk tingkah laku yang baik, ketekunan, ketaatan, kesetiaan dan kesopanan dalam mempertahankan keselamatan dan rahsia syarikat. Imej yang baik dan buruk setiausaha dan syarikat bergantung kepada refleksi etika setiausaha. Jika seseorang setiausaha mempunyai etika yang baik sama ada di dalam atau di luar syarikat, setiausaha tersebut akan memberi tanggapan yang baik secara peribadi dan syarikatnya.

Antara etika yang perlu ada pada seseorang setiausaha ialah memahami tugas sebagai setiausaha. Etika yang betul terhadap pemimpin memerlukan kesopanan dan sokongan pada setiap masa. Hal ini kerana majikan dan setiausaha sering bekerja rapat. Setiausaha dan majikan seharusnya dapat bekerjasama dengan baik dan melaksanakan tugas secara konsisten. Setiausaha hendaklah mematuhi keutamaan majikan dan polisi syarikat semasa menjalankan tugas. Perbualan yang tidak penting haruslah di luar batasan dan setiausaha tidak boleh terlibat dalam aktiviti di tempat kerja yang tidak berkaitan dengan perniagaan syarikat. Contohnya ialah mengendalikan sebarang jenis perniagaan sampingan di premis tanpa kelulusan.

            Seterusnya ialah penampilan yang baik. Dalam kebanyakan organisasi, setiausaha memegang tanggungjawab sebenar. Kebiasaannya, setiausaha akan berinteraksi dengan pelanggan dan eksekutif dalam syarikat bagi pihak majikan. Atas sebab ini, setiausaha harus berpakaian mengikut dasar syarikat dan hendaklah menunjukkan contoh yang baik kepada kakitangan yang lain.  Amalan ini menunjukkan rasa hormat kepada syarikat, majikan dan mereka yang mengunjungi syarikat untuk temu janji dan sebagainya.

            Selain itu, etika yang perlu ada pada setiausaha ialah kelakuan yang baik. Etika perniagaan yang baik memerlukan setiausaha untuk mematuhi peraturan di tempat kerja. Setiausaha seharusnya menunjukkan teladan dalam hal ini dengan sentiasa melayan orang lain terutamanya pengunjung secara sopan. Setiausaha harus menunjukkan rasa hormat kepada semua orang dan tidak sekali-kali melayan kakitangan yang berpangkat rendah dengan buruk.

            Di samping itu, mempunyai komunikasi yang baik sebagai setiausaha. Adab yang baik semasa menguruskan panggilan telefon adalah penting untuk setiausaha. Pemanggil yang pertama kali ke syarikat membentuk tanggapan berdasarkan perbualan dengan setiausaha. Amalan menguruskan panggilan telefon yang baik untuk setiausaha ialah menjawab panggilan dengan segera, sebelum deringan ketiga dan bersikap sopan dan profesional pada setiap masa. Begitu juga dengan setiausaha yang bertanggungjawab untuk menaip mesej, surat atau e-mail harus berhati-hati terhadap  kesalahan ejaan dan kesilapan lain untuk mengelakkan daripada tanggapan yang buruk terhadap syarikat.

Setiausaha yang mempunyai etika profesional di tempat kerja pastinya merupakan kunci utama kepada kejayaan. Setiausaha yang memahami, boleh dipercayai, bermotivasi, prihatin dan seorang yang bertanggungjawab akan menyesuaikan diri mereka ke dalam jawatan dan pekerjaan yang mereka penuhi. Lebih-lebih lagi, secara amnya telah dilihat di seluruh dunia bahawa dalam keadaan pasaran yang meruncing, jika syarikat meminta sebarang perubahan dalam pengeluaran atau perubahan dalam jenis kerja, maka kakitangan akan menentang. Dalam sesetengah situasi, syarikat dibiarkan kosong tanpa kakitangan apabila mereka meninggalkan syarikat kerana perubahan, tetapi keadaan adalah sebaliknya apabila sesebuah syarikat itu mempunyai setiausaha dan sekumpulan kakitangan yang boleh dipercayai dan bertanggungjawab.

            Tambahan pula, proses membuat keputusan dan melaksanakan sesuatu perkara akan sentiasa menjadi mudah. Apabila ada keperluan untuk membuat keputusan yang besar, maka yang terbaik adalah bukan sahaja dengan nasihat majikan dan setiausaha sahaja, tetapi kakitangan lain juga turut sama memberi nasihat dan pandangan masing-masing. Dan apa yang lebih baik adalah setiap individu menghormati keputusan dan menyokong semua nasihat dan pandangan yang diberikan. Bahkan juga, kesan etika yang baik di tempat kerja mampu mengurangkan isu undang-undang. Apabila semuanya sistematik dan berfungsi dan kakitangan bekerjasama serta memahami antara satu sama lain, maka sesebuah syarikat itu tidak akan menghadapi sebarang masalah yang melibatkan undang-undang.

            Sehubungan dengan itu, apabila segala-galanya begitu terurus dan sistematik bersama dengan pemahaman setiausaha serta kakitangan kerana etika mereka yang kukuh, segala-galanya akan terurus dan sistematik. Sesebuah syarikat itu pasti akan menyentuh tahap kejayaan baharu, malah pertumbuhan perniagaan akan terjamin. Apabila setiausaha pakar dalam kerja dan bidangnya, dan kakitangan lain juga pakar dalam bidang masing-masing, maka dedikasi dan kemahuan mereka untuk melakukan kerja akan menunjukkan warna sebenar dan memberikan hasil yang lebih memuaskan. 

CADANGAN

Cara untuk menjadi seorang setiausaha yang mempunyai etika dan personaliti yang baik adalah setiausaha perlu mempunyai sikap berinisiatif tinggi iaitu dengan melakukan usaha atau sesuatu sebelum disuruh atau dipaksa oleh keadaan atau diarah untuk melakukannya. 

Sesuatu kerja itu perlu dilakukan dengan tekun dan teliti untuk mengelakkan berlakunya kesilapan.  Kesilapan dalam melakukan pekerjaan memanglah boleh dimaafkan tetapi jika ia dilakukan berulang kali akan menimbulkan masalah kepada diri sendiri dan orang lain.  Setiap pekerja mempunyai kebolehan tersendiri dalam bidang-bidang yang mereka ceburi.  Oleh itu, mereka yang beretika dalam kerjanya akan sentiasa giat berusaha untuk mengembangkan syarikat di mana mereka bekerja.  Contohnya dalam bidang perniagaan pekerja akan berusaha untuk mengembangkan perniagaan syarikat dalam bidang-bidang baru seperti keluaran atau perkhidmatan yang baru. 

Selain itu, setiausaha hendaklah bersifat amanah dalam kerja.  Sifat amanah adalah teras keharmonian dan kejayaan sesebuah institusi masyarakat atau pekerjaan sebuah syarikat misalnya seseorang pekerja atau pegawai tidak mempunyai sifat amanah, segala urusan tidak akan berjalan sempurna dan membawa kepada kehancuran institusi atau syarikat tersebut.  Sifat amanah dalam kerja yang telah diamanahkan tentunya akan menghasilkan nilai-nilai keperibadian seorang pekerja yang baik. Pekerja-pekerja seharusnya patuh kepada arahan yang diberi dan melaksanakan tugas itu dengan baik.  Sifat ini bukan hanya melanda pekerja biasa sahaja, malah tidak kurang juga majikan atau ketua sendiri yang mengamalkan sifat tidak ini.

Seterusnya, di dalam pekerjaan, setiausaha sewajarnya mempunyai sifat jujur atau benar kerana ia dapat membentuk hubungan yang sihat di antara sesama pekerja dan majikan serta sesama pelanggan atau pun orang yang berurusan di dalam pekerjaan tersebut.  Sifat jujur dan benar dapat membendung segala perasaan syak wasangka dan tipu daya atau pun dusta. Contoh tipu daya dalam pekerjaan ialah seorang peniaga yang suka menipu pelanggannya dengan tujuan melipatgandakan keuntungan. Di samping itu, setiausaha perlulah mematuhi waktu kehadiran yang ditetapkan.  Mematuhi prosedur berhubung peraturan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja iaitu dengan mendapatkan kebenaran daripada pengurus jabatan sekurang-kurangnya dua jam sebelum kakitangan meninggalkan pejabat.  Kemudian haruslah melaksanakan tugasan tepat pada masanya.

Akhir sekali, setiausaha haruslah mempunyai keperibadian yang baik dengan menunjukkan sikap kejujuran, amanah, kesetiaan, boleh dipercayai, boleh diharap, berinsiatif, berdisiplin dan bertanggungjawab bagi mengekalkan s
eorang setiausaha yang mempunyai etika serta personaliti yang baik.

KESIMPULAN

Kemahiran maklumat dapat membantu dari segi penyelesaian masalah, membuat pilihan subjek, mengumpul maklumat dan dapat membuat keputusan dalam kemahiran maklumat yang tersedia ada.  Ia juga dapat melengkapkan kriteria dalam memperoleh maklumat iaitu autoriti, ketepatan maklumat, kesaksamaan dan lengkap.  Selain itu, ia dapat meningkatkan kemahiran berasaskan realiti kehidupan masyarakat bermaklumat serta berteknologi dalam pencarian maklumat.  Kemahiran tersebut juga dapat dipratikkan pada masa akan datang supaya dapat memberi peluang dalam meneroka maklumat dengan pengetahuan sedia ada serta bantuan kemahiran baru dan teknologi. 

Seterusnya, kita juga dapat keupayaan untuk mengumpul maklumat secara berkesan, mengenalpasti sumber pembelajaran dan cara mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber.  Ia juga dapat member keupayaan kepada seseorang bagi mengenalpasti keperluan maklumat, mencari, mengumpulkan, mengurus dan mengolah maklumat serta membekalkan maklumat bagi memenuhi keperluan tertentu melalui pelbagai sumber yang berkaitan.  Selain itu, sebagai seorang setiausaha yang beretika dan berpersonaliti perlulah menggunakan kemahiran yang ada iaitu kemahiran yang diaplikasikan.  Sebagai contoh, kemahiran dalam membuay surat, memo, teknik menaip dan sebagainya.  Kemudahan mendapatkan maklumat yang baik dan betul dapat membuat satu keputusan dan kesimpulan yang lebih baik.  Komunikasi juga adalah penting bagi seorang setiausaha yang beretika.  Ia haruslah disemaikan pada setiap masa agar dapat menunjukkan etika setiausaha yang baik.  Akhir sekali, setiausaha juga merupakan peranan penting dalam pencarian maklumat yang tepat dan betul.  Ia juga dapat menepati kriteria setiap syarikat bagi menetapkan visi dan misi mereka.  Bukan sahaja dapat menguntungkan dan menaikkan nama syarikat malah dapat menunjukkan sifat pengetahuan dan berpendidikan tinggi terhadap seorang setiausaha.

RUJUKAN

Chorn Contributor (2021), Business Etiqutte for Secretaries, California

 

Eideen Muhammad (2017). Definisi Personaliti. Jurnal Personaliti 12 (14), 1-3

 

Ernawati, Ursula (2004). Complete Secretary Guidelines. Yogyakarta: Graha Ilmu.

 

Megat Ayop Megat Arifin & Abd. Halim Ahmad (2016). Kepentingan budaya integriti dan   etika kerja dalam organisasi di Malaysia: Suatu tinjauan umum, https://core.ac.uk/download/pdf/86409032.pdf

 

Nathasya Muis & Kevin Thenikusuma ( 2019), Work Ethics Office Secretary, Atma Jaya Makassar    University

 

Reddy, C. (2016). Ethics in the Workplace: Top 10 Benefits and Importance, https://content.wisestep.com/importance-benefits-ethics-workplace/